Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en privacy

De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. We blijven er alert op dat we de juiste gegevens gebruiken en niet meer dan nodig. Deze gegevens beveiligen we goed. We houden hierbij de actuele ontwikkelingen in het oog. Ook informeren we inwoners en organisaties over wat we met hun gegevens doen.

Vanaf 2020 werken we niet meer met de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), maar vormt de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid (BIO) het nieuwe landelijke kader. Deze vernieuwde veiligheidseisen zijn gelijk voor alle Nederlandse overheidsorganisaties. Zo is de beveiliging eenvoudiger te regelen bij samenwerking tussen verschillende overheidslagen. Via de landelijke ENSIA methodiek leggen we jaarlijks verantwoording af over informatiebeveiliging, ook dit gebeurt vanaf 2020 op basis van de BIO.

Informatiebeveiliging en privacy raken alle medewerkers en alle werkprocessen. Interne bewustwording blijft daarom een actueel onderwerp waar we veel aandacht aan besteden. Zodat in Berg en Dal elke medewerker weet hoe zorgvuldig en veilig om te gaan met informatie, ook wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn.

Stand van zaken Voorjaarsnota
De eerste maanden van 2020 is er volop ingezet op bewustwording. In verschillende afdelings- en teamoverleggen hebben informatiebeveiliging en privacy op de agenda gestaan. En is er specifiek ingegaan op wat dit voor de medewerkers van dit team betekent. Medewerkers hebben extra uitleg gehad over het veilig versturen van vertrouwelijke e-mails.

We zijn overgestapt op de BIO, het nieuwe landelijke normenkader voor informatiebeveiliging. We onderzoeken nu hoe we ervoor staan wat betreft de implementatie van dat nieuwe normenkader. Hieruit volgen de prioriteiten voor de tweede helft van 2020.
Ondertussen bereiden we ons voor op de ENSIA audit over 2019. Hierbij verantwoorden we ons nog volgens het oude normenkader, de BIG. De aandachtspunten die hieruit komen, pakken we op binnen het nieuwe BIO normenkader.

Ook hebben we aandacht voor het toezicht op privacy. We hebben de eerste controles uitgevoerd op de belangrijkste maatregelen uit de AVG. Zodat we in beeld krijgen of we de maatregelen volledig en op de juiste manier hebben geïmplementeerd. Belangrijkste les tot nu toe is dat we eerder over privacy na moeten denken, wanneer we een nieuw systeem aanschaffen of een proces (her)inrichten. Om dit te faciliteren, werken we aan een gemeentelijk DPIA-model (Data protection impact assessment). Daarmee kunnen we makkelijker vooraf in kaart brengen aan welke privacy eisen een nieuw proces of systeem moet voldoen. En welke maatregelen we daarvoor kunnen nemen.

Stand van zaken Jaarrekening
In 2020 hebben we de overgang naar de BIO, het nieuwe normenkader informatiebeveiliging voor de Nederlandse overheid, vormgegeven. Aanvullend hierop hebben we een nieuw managementsysteem ingericht. Zo hebben we altijd de actuele stand van zaken in beeld van onze maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. We blijven hierop sturen vanuit de risico’s.

We hebben privacy- en informatiebeveiligingsbeheerders aangewezen binnen de organisatie. Zij brengen samen met de CISO en FG de beveiligings- en privacyrisico’s in beeld in specifieke werkprocessen en systemen. Zo kunnen we ook op dat niveau maatregelen nemen. Naast de algemene maatregelen, vraagt elk domein namelijk om zijn eigen aanpak.

We hebben het jaar afgesloten met de jaarlijkse zelfevaluatie via de ENSIA. Hiermee is in beeld gebracht waar we staan op het gebied van informatiebeveiliging. Door digitalisering en andere ontwikkelingen, zijn er altijd weer mogelijkheden om onze beveiliging te verbeteren. Deze actiepunten verwerken we in de planning voor 2021.

Informatiemanagement & Archief

Het team van DIV heeft een beleidsplan 2019-2021 opgesteld. In dit visie-document zetten we betrouwbare en beschikbare informatievoorziening centraal. De inwoner wordt steeds kritischer en wil 24/7 de informatie beschikbaar hebben. En de medewerker van de gemeente wil een laagdrempelig en toegankelijk archiefsysteem om in te werken. Onze missie: Met kennis van zaken en praktische inzet draagt team DIV zorg voor de borging van kennis en informatie binnen gemeente Berg en Dal. Wij zetten ons in voor de duurzame opslag en terugvindbaarheid van informatie. Zo maken we het mogelijk dat we ten alle tijden verantwoording kunnen afleggen.

Het contract met ons Document Management Systeem (DMS) gaan we aanpassen en verlengen. Komende jaren willen we een verbeterslag doorvoeren zodat Join  gebruiksvriendelijker en laagdrempeliger wordt. Er is training, instructie en vooral individuele uitleg nodig.

De gemeente heeft de ambitie volledig digitaal te gaan werken. Dit levert een besparing op doordat we archiefstukken digitaal mogen bewaren en we de papieren stukken mogen vernietigen. We hebben daardoor minder archiefcapaciteit nodig. Om te komen tot dit resultaat gaan wij in 2020 een project doorlopen. Hierbij is het van belang dat de hele organisatie meegenomen wordt en hier achter staat. Begeleiding door professionals is een voorwaarde en alle processen moeten worden doorlopen. Dit gebeurt in samenwerking met privacy en informatiebeveiliging.

In navolging op de bouwdossiers willen we in 2020 ook de gebruiksvergunningen gaan digitaliseren. Door deze stukken digitaal te maken en beschikbaar te stellen voor onze collega’s van de VRGZ en het ODRN zorgen we ervoor dat iedereen bij de dossiers kan die op dat moment nodig zijn.

In 2020 gaan we ervaren hoe vaak onze inwoners het erfgoednet Berg en Dal bezoeken. Het is een platform vol met historie voor en door de inwoners.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Naast het beleidsplan van DIV komt er een overkoepelend informatiebeleid vanuit de afdeling Dienstverlening. Dit zal medio 2020 gereed zijn. Hiermee onderstreept de organisatie het belang van goed informatiemanagement en de uitwerking naar concrete projecten organisatie breed.

We zijn bezig met een nieuw contract voor het Document Management Systeem. Dit ronden we medio 2020 af. Vervolgens gaan we dit systeem implementeren. In de loop van het jaar gaan we verder met de uitvoering van het project digitale gebruiksvergunningen.

Het Erfgoednet Berg en Dal gaat in het voorjaar beperkt live. In de zomer willen we live gaan voor het grote publiek. Dan zullen we hier ook aandacht voor vragen in de media.

Stand van zaken Jaarrekening
In 2020 is het overkoepelende Informatiebeleidsplan opgesteld en vastgesteld. Dit beleidsplan schetst de strategische kaders voor onze Informatievoorziening 2021-2025. Ook is er in 2020 een Informatiemanager aangenomen. Daarmee zetten we een stap om Informatiemanagement in de gemeente te professionaliseren.

Een nieuw team Informatie en het informatiebeleidsplan 2020- 2025 zijn gerealiseerd met een duidelijke rol en bijdrage vanuit archief- en informatiebeheer. Contract met DMS Join is verlengd met bredere dienstverlening. Xential, een documentengenerator is geïmplementeerd.

Koppeling Burgerzaken-Join is gerealiseerd met vervanging. Erfgoednet Berg en Dal is online en wordt goed bezocht. De overdracht van het erfgoednet Berg en Dal naar de Stichting en de subsidie stroom is geregeld. Archiefaudit is uitgevoerd en naar college geweest. Nieuw actieplan archief- en informatie is hierna opgesteld.

Het DVO met het Regionaal archief gaat veranderen, er zijn besprekingen en onderzoeken naar alternatieven geweest. Het regio overleg voor archief- en informatiebeheer is opnieuw opgezet. We zijn bij met de analoge vernietigingen uit het archief. Digitaal archiefbeheer heeft de werkvoorraad weggewerkt.

Gegevensbeheer

Medio 2020 ronden we het BAG/WOZ-project af. Dan hebben we de gebruiksoppervlakte van alle woningen binnen de gemeente opnieuw berekend. Dit hebben we uitgevoerd op basis van de in 2018 gewijzigde wetgeving voor de BAG. Munitax gebruikt deze gebruiksoppervlakte als basis voor de jaarlijkse herwaardering. Tot op heden berekende Munitax de waarde van een woning op basis van het aantal m3. Voordat bovengenoemd project is afgesloten maken wij met Munitax procesafspraken over hoe we om gaan met mutaties. De landelijke ontwikkeling om tot één “Objectenregistratie” te komen zal hierbij een belangrijke rol gaan spelen. De toekomstige “Objectenregistratie” is een soort van samenvoeging van de BAG, BGT en een groot gedeelte van de WOZ.

In 2020 kan er waarschijnlijk een geo-koppeling gelegd worden tussen de BGT en de BOR (beheerprogramma openbare ruimte). De ontwikkeling va deze koppeling heeft landelijk veel langer geduurd dan verwacht. Ook bestaat de mogelijkheid dat we de BOR op gaan nemen in onze toekomstige “Objectenregistratie”.

Om te voldoen aan landelijke regelgeving zullen wij vanaf 2020 jaarlijks een mutatiesignalering uit moeten voeren voor de BAG en de BGT. Het gaat hier om een nieuwe taak die toegevoegd wordt aan het werkpakket. Het eerste jaar zal een beeld moeten geven hoeveel werk dit met zich mee brengt. Om de financiële consequenties hiervan in zicht te brengen beginnen we in 2020 met het inventariseren binnen een klein gedeelte van de gemeente. Deze werkzaamheden staan als verplichting in de jaarlijkse ENSIA. In de ENSIA legt de gemeente verantwoordelijkheid af over de verrichte werkzaamheden aan het Ministerie van BZK.

De invoering en verdere ontwikkeling van de Omgevingswet heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van het cluster Gegevensbeheer. De impact hiervan gaan we komend jaar onderzoeken. Indien nodig passen wij werkprocessen hierop aan. Dit zal binnen de scope van het project Omgevingswet opgepakt worden.

Kaartviewer breiden we uit met taak specifieke onderdelen die een bepaalde doelgroep kan raadplegen. We werken aan verbeteringen voor het gebruik van CIR/COO, met name voor het onderdeel Sociaal Domein. Hiermee proberen wij bruikbare informatie beschikbaar en vooral makkelijk toegankelijk te maken voor de medewerker van de gemeente Berg en Dal

Stand van zaken Voorjaarsnota
We hebben een start gemaakt met het opzetten van dashboards om de werkvoorraad en wettelijke achterstanden te monitoren van de BAG en de BGT. De dashboards van de BGT geven inzicht in de verschillen tussen de BGT en BAG. Deze verschillen moeten we zoveel mogelijk wegwerken. Op deze manier kunnen we de kwaliteit van beide registraties doorlopend verbeteren. Voor het verwerken van de verschillen tussen de BAG en de BGT maken we gebruik van externe inzet.  

We hebben begin 2020 een opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een mutatiesignalering. Hiermee willen we een grote kwaliteitsslag maken voor zowel de BAG als de BGT. De afronding en verwerking van deze opdracht verwachten we vanaf het 2^e kwartaal 2020. De geplande pilot voor dit jaar is al uitgevoerd in november 2019 omdat de overgang naar de nieuwe BAG-applicatie was uitgesteld.

De conversie naar de nieuwe BAG-applicatie is gepland op 7 april 2020. Vanaf deze datum moeten we volgens de gewijzigde wetgeving van BAG 2.0 gaan werken. In de praktijk betekent dit dat enkele processen wijzigen.

Het BAG/WOZ project ronden we af in het 2^e kwartaal 2020. Door de mutatiesignalering moeten we objecten nog extra controleren om de kwaliteit te verbeteren.

Er zal geen koppeling komen tussen de BGT en de huidige BOR-applicatie. In 2020 gaan we uitzoeken met welk nieuw beheerprogramma de gemeente Berg en Dal gaat werken. Uitgangspunt is dat we deze direct koppelen aan de BGT.

Stand van zaken Jaarrekening
In 2020 is er voor de eerste keer een mutatiesignalering uitgevoerd voor de BAG en de BGT. Op basis van de beschikbare gegevens (gebouwen, wegen en groen) en actuele luchtfoto’s is bekeken wat er allemaal nieuw, gewijzigd of verwijderd is. Het resultaat is een forse verbetering van de actualiteit van de geregistreerde gegevens waardoor de kwaliteit sterk is verbeterd. Vanaf 2021 worden deze werkzaamheden opgenomen in het reguliere werkproces. De gemeente Berg en Dal voldoet nu ook aan de criteria die gesteld worden in de ENSIA. Achterstanden uit het verleden zijn in 2020 volledig weggewerkt waardoor we ook voldoen aan de wettelijk gestelde verwerkingstermijnen.

Om de kwaliteit van de gegevens van de BAG en de BGT te verbeteren wordt er intensief gewerkt met de dashboards die het kadaster hiervoor heeft ingericht. Daarnaast voeren we periodiek controles uit op de voortgang van de verschillende processtappen.

In Samenhang met de mutatiesignalering is ook het project “herberekening gebruiksoppervlakten” grotendeels (95%) afgerond. De gebruiksoppervlakte gebruikt Munitax voor het bepalen van de WOZ-waarde vanaf 2022.

In 2020 is de gemeente gebruik gaan maken van een nieuwe BAG-applicatie, hiermee voldoen wij nu aan de vereisten die gelden voor BAG 2.0. Ook worden geografische gegevens direct middels berichtenverkeer uitgewisseld met de BGT.  

Ter voorbereiding op de komst van de Samengestelde Objectenregistratie (SOR) in 2025 zijn eind 2020 de eerste stappen gezet om de gegevens die gebruikt worden in de beheersystemen voor wegen en groen te gaan af stemmen met de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Een directe koppeling is helaas nog niet beschikbaar.

De gegevens die betrekking hebben op de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperking (WKPB) zijn eind 2020 geconverteerd naar de hiervoor speciaal ingerichte Landelijk Voorziening van het kadaster. Toekomstige mutaties en documenten worden op de landelijke Voorziening geregistreerd en niet meer in een lokaal programma.