Bedrijfsvoering

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.  

Contact Centrum Berg en Dal (CCB)

Ontwikkeling CCB
De teams van telefonie/receptie en de frontoffice van Burgerzaken vormen samen het CCB van de gemeente Berg en Dal. Het CCB is de eerste toegang voor inwoners, ondernemers e.d. met hun vragen. Het CCB is in ontwikkeling. We sturen steeds minder vragen door in de organisatie. Het is de bedoeling dat het CCB op zo veel mogelijk eenvoudige vragen zelf antwoord kan geven. Op deze manier krijgt de inwoner snel antwoord en belasten we de afdelingen niet met eenvoudige vragen.

In 2020 blijven we ons richten op de inrichting en ontwikkeling van het CCB. Steeds stellen wij onszelf de vraag: “Hoe kunnen wij nog beter invulling geven aan de ‘eerstelijns’ dienstverlening van de gemeente.” Voor Burgerzaken betekent dat in 2020 duidelijkheid over hoe we kwalitatieve dienstverlening kunnen blijven leveren voor de kleinere kernen. Voor Telefonie houdt dat onder andere in dat we met een nieuw telefoonsysteem gaan werken. Zodat de medewerkers van telefonie prettig en efficiënt kunnen blijven werken.

Nieuwe systemen en kanalen
Om onze dienstverlening verder te verbeteren voeren we in 2020 een nieuw gebruiksvriendelijker afsprakensysteem voor de balie burgerzaken in. Ook willen we goed onderzoeken wat de toegevoegde waarde is van Whatsapp en of we de verwachtingen van inwoners hiervan kunnen waarmaken.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Ook in de kleinere kernen levert Burgerzaken nu kwalitatieve dienstverlening. Sinds februari van dit jaar is daar iedere maand een dagdeel een steunpunt. Daar kunnen inwoners paspoorten, rijbewijzen en nog een aantal veel gevraagde producten aanvragen. Ook kunnen inwoners hun aangevraagde identiteitskaarten, rijbewijzen en gehandicaptenparkeerkaarten inmiddels thuis laten bezorgen. Zij hoeven daarvoor dan niet meer naar het gemeentehuis te komen.

Er is veel gebeurd in februari van dit jaar. Want ook het nieuwe afsprakensysteem is sindsdien in gebruik.

Stand van zaken Jaarrekening
Door de corona-maatregelen vanuit het Rijk hebben we besloten de steunpunten per april te sluiten. De steunpunten bevinden zich in een algemeen toegankelijke ruimte. We konden vanaf het begin niet voldoen aan alle voorzorgsmaatregelen rondom COVID-19. In de eerste lockdown hebben we alle rijbewijzen en reisdocumenten (verplicht) thuisbezorgd om het aantal reisbewegingen tegen te gaan. In de tweede lockdown bieden we mensen de optie, maar bezorgen we deze niet meer verplicht thuis. Wel geven we aan dat verlopen rijbewijzen langer geldig zijn en dat men deze beter later kan aanvragen, om zo reisbewegingen te voorkomen.

Naast het nieuwe afsprakensysteem hebben we ook een koppeling gemaakt tussen iBurgerzaken en Join (ons digitale archief). Op deze manier vraagt het proces minder handmatig werk en slaan we de stukken direct op in Join, zonder dat we dit achteraf hoeven in te scannen. We waren een van de eerste gemeenten die deze koppeling succesvol hebben gelegd!

Huisvesting
Om onze dienstverlening naar de inwoners en om de huisvesting voor de ambtenaren te verbeteren, gaan wij u voorstellen te investeren in ons gemeentehuis en in mobiele steunpunten in de kernen. In 2020 en 2021 verwachten wij deze investering te gaan doen. Met deze investering in het gemeentehuis kunnen wij alle medewerkers een goede werkplek aanbieden, maar bieden wij ook meer verschillende werkplekken aan. Hiermee hebben wij aandacht voor de klimaatproblemen in het gemeentehuis en andere zaken die uit het medewerkersonderzoek zijn gekomen. Tot slot maakt deze investering het mogelijk om het Sociaal Team binnen het gemeentehuis te huisvesten. En daarmee hoeven we niet op zoek naar een externe locatie voor de huisvesting van het Sociaal Team. Uiteraard blijven de medewerkers van het Sociaal Team ook aanwezig in de kernen. De hoogte van de investering is op dit moment nog niet duidelijk.

Stand van zaken Voorjaarsnota
De mobiele steunpunten voor Burgerzaken in Beek, Leuth, Ooij en Millingen zijn sinds begin dit jaar geopend.

Ten aanzien van huisvesting in het gemeentehuis bereiden wij op dit moment een document voor gericht op de aanpassingen in het gemeentehuis om onze dienstverlening voor de inwoner verder te optimaliseren. Vanuit het goed werkgeverschap moeten er ook aanpassingen plaatsvinden.

Stand van zaken Jaarrekening
De corona-maatregelen hebben huisvesting in een ander perspectief gezet. Vanaf maart werken vrijwel alle medewerkers vanuit huis. In het begin was het wennen en was nog niet iedereen van alle digitale gemakken voorzien. Voor de zomer is er een telefonisch onderzoek onder de medewerkers geweest. Wat is belangrijk op het gebied van huisvesting? En wat zouden de medewerkers graag anders zien? De input van dit onderzoek nemen we mee als we opnieuw naar de huisvesting gaan kijken. Dat we in de toekomst niet meer met zijn allen tegelijk op het gemeentehuis gaan werken, lijkt zeker. Maar het is wel belangrijk om fysieke en digitale overleggen te kunnen combineren. Dit soort nieuwe inzichten nemen we in 2021 mee, als we opnieuw naar de huisvesting kijken.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten werken.
Dit sluit aan bij onze ambitie “Zichtbaar en betrouwbaar”.

Accountantskantoor Konings &  Meeuwsen gaat de controle van de jaarrekeningen van 2019 en 2020 uitvoeren. We hebben de mogelijkheid om het contract nog tweemaal met 1 jaar te verlengen. Als onderdeel van de controle zullen zij een beoordeling doen van onze administratieve organisatie en interne controle maatregelen.
Na de controle komen zij met adviezen ter verbetering in onze auditcommissie. Dit is één van onze raadscommissies. Het college stelt vervolgens op basis van de bevindingen van de accountant een plan. Dit plan noemen we de bedrijfsvoering agenda. In de bedrijfsvoering agenda staat hoe we de adviezen verder uitwerken en aanpakken.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Samen met onze accountant Konings & Meeuwsen maken we afspraken over onze interne controle werkzaamheden. We gebruiken hun formats en werkwijze. Op deze manier stemmen we de werkzaamheden meer op elkaar af.

Stand van zaken Jaarrekening
Onze accountant heeft zijn jaarlijkse terugkerende beoordeling van onze financiële processen uitgevoerd en de bevindingen gerapporteerd in de management letter. Deze is ook besproken met de auditcommissie, dit is één van onze raadscommissies. In de management letter komt op een bondige wijze aan de orde hoe de beheersing van onze processen is en waar verbetermogelijkheden zijn.